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月謝の管理


個人でピアノ教室を運営している場合、
当然、経理も自分でやらなくてはいけません。
そこで、なるべく教えることに集中できるように、
合理的な方法を考えてみましょう。

(月謝袋で納入の場合)
一番多いのは、生徒さんに月謝袋を渡し、
決められた期日に毎月直接手渡しで
頂くことが多いのではないでしょうか。
この方法は、例えば会社のお給料日のように、
毎月同じ日に一括で納入されることはありません。
曜日ごとにいただくので全員分そろうのに一週間かかります。
もちろん、手渡しですから、やむを得ず生徒がお休みだった、とか
うっかり持ってくるのを忘れた場合は、翌週に・・・みたいなことがあったり、
人数が増えていくと管理が大変になります。


納入の仕方にもいろいろありますが、
領収の証明をどうするかという点について考えてみましょう。

私は、恥ずかしい話、昔はあんまり考えていなかったので(汗)
月謝袋に領収印を押して完了でした。
生徒さん側に、領収しましたということを
お伝えできてればいいかなーと思っていたんです。
ところが、やっぱり手渡しな限りは、口座振替のように100%じゃないときもあり、
いただいていませんよ。という証明できるものも必要だなと思うようになったんです。

生徒の名簿を作り、納入日、月謝袋を返した日を毎月記入する。
月謝袋には、領収印と日付を記入する。
もっと厳密にしたければ別に受領書を発行する。

などのことをするようにしました。

ただ、これは生徒さん側へ領収しましたという証明はできるし、
こちらも確かに受け取ったという証明は日付を見ればわかるけど、
逆に、日付が書いていないと、いただいていない証明になってるのか?
とふと考えました。
たぶん、これは私が自分を信用してないのかもしれないんですけど(笑

例えば、ある生徒さんがお月謝の納入が遅れている。
親御さんがそんなに細かいタイプじゃなくて、
納めたかどうかも把握してないようなときには、
非常に困ることがわかりました。
私の方では、いただいていないので、当然日付は書いていない。
いただいた記憶もない・・・
でも、忙しいとその記憶も曖昧なときがあります。
あれ、いただいたっけかなぁ・・・なんて
なると、月謝納入日に「まだ未納」とでも書いておかないかぎり、
もらった証明がわからない。

でも月謝袋には必ず領収した日付が書いてあるので、
当月分の領収印がなければ、間違いなくいただいてないことはわかります。
そこで、月謝袋で確認してもらおうと思ったら、
なんと月謝袋をなくしてしまったという。
お母さんの方も、納めたかどうかわからないという。

こんな場合もあるかもしれないです。

いただいていないということを、納得してもらえないことが
あるかもしれないということに気づき、
こちらでやりすぎなくらい管理を徹底する必要があると思いました。

忙しいとだんだん自分の記憶力、ややもすると
そのとき書き込んだことさえも不安になってきたりします。
気をつけていてもたまに「はっ・・・!」とするときがあります。

月謝袋をなくされたら、私がつけてる分しか証明できないわけです。
それがより信用できるものにしておくことで、万が一のときに、
生徒さんへの説得力も増す思いました。

今私が採用している方法は、

月謝袋に日付と領収印を押す+袋のはしに、割り印を押して日付を記入する
ことで、「間違いなくいただいています」という証明を
より確かに示すことにしました。
手間を一つ加えたことで、しっかり管理されている
ということも感じてもらえるかなと思ったのです。
で、そして、この領収方法を保護者の方に伝え、
毎月領収印を確認してもらうこと、
月謝袋は紛失しないように再度お願いすることにしました。
私の名簿にも割り印が押してあるので、これで自分を信用できない私でも
あぁ間違いないなとわかるわけです(笑

お金もちゃんとあるはずだ、と思っても、
なぜか合わなかったりすることもあるかもしれません。
現金を管理するときは、その都度金額を確認することが大事です。

生徒さんにも、お金の考え方についてもいろいろな方がいます。
みんながみんな、そういったことに細かい方ばかりとは限りません。
だから、お互いに確認しあいましょうという
働きかけが大事かなと思います。

この方法が万全とは思いませんが、
どなたかいい管理法がありましたら教えていただきたいです^^;

(口座振り替えで納入の場合)
できれば口座振り替えだといいですよね。
一度で済むし、先ほど書いたような面倒な作業もなくなるし、
月謝袋だとお金の紛失や盗難の心配がありますが、
そういうこともないですし、
未納の生徒さんに、「まだのようなんですが・・・」という、
言いにくいことも言わなくて済むし。

でもなんとなく口座振り替えって、どういう思われるかなー、
というイメージ。
楽器店の人に聞いてみたんですが、やっぱり手渡しの先生の方が多いようです。

今は、公共料金も口座振り替えができるし、お買い物もそうですが、
習い事だって、クレジットカードですよね。
ピアノ教室も口座振り替えでもおかしくないと思います。

銀行や、郵便局、などでのサービスで
自動送金サービスを利用してみるのもいいと
思います。手数料は銀行によってさまざまです。
同一銀行とか同一支店同士だと無料だったりするところもあるようです。
生徒さんに申し込み書類に振込口座と金額を書いてもらって、
銀行に直接行って手続きをしてもらう、
というようなピアノ教室を見たことがあります。

楽器店の人が言っていましたが、口座振り替えは
残高不足だと面倒だということでした。
あぁそうか。思えば、カードの場合は、
クレジット会社が音楽教室へレッスン料を払ってくれますよね。
そして、クレジット会社はお客様(生徒さん)の口座から
レッスン料を引き落とすわけで。
もし残高不足でも、督促するのは、音楽教室(先生)ではなく、
クレジット会社なわけです。
先生は、もう楽器店から謝礼をいただいているので、
生徒さんとの間でお金の話はすることないわけです。

ところが、個人の教室で、普通に自動送金とかだと、
もし残高不足で引き落とせなかったら、結局、「先生」が生徒さんに、
引き落としができなかったので納入ください、
と言わないといけないんですね。

こういうとき、お金のことを任せられる経理の人がいればなぁと思います。
が、そうも言っていられないか(笑